GÖREV DAĞILIMLARI

T.C YOZGAT BOZOK ÜNİVERSİTESİ

UZAKTAN ÖĞRETİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ

GÖREV DAĞILIMLARI

Müdür (Öğr. Gör. Alperen Timuçin SÖNMEZ)

1. Yozgat Bozok Üniversitesi Uzaktan Öğretim Uygulama ve Araştırma Merkezi’ni (YOBÜ-UZEM) temsil etmek.
2. Yönetim Kuruluna ve Danışma Kuruluna başkanlık etmek ve Yönetim Kurulunun hazırladığı çalışma programını ve aldığı kararları uygulamak.
3. YOBÜ-UZEM birimlerini amaçları doğrultusunda yönetmek ve YOBÜ-UZEM çalışmalarının düzenli olarak yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlamak.
4. Uzaktan Öğretim ile alakalı uygulanan programlar ve faaliyetlere ilişkin olarak enstitüler, fakülteler, yüksekokullar, meslek yüksekokulları, Üniversitenin Sürekli Eğitim Merkezi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Uygulama ve Araştırma Merkezleri ve Rektörlüğe bağlı diğer bölümlerde eşgüdümü sağlamak.
5. YOBÜ-UZEM’in çalışmalarını, hedeflerini ve planlarını yıllık faaliyet raporunu hazırlamakla birlikte Merkezin idari süreçlerini yürütmek, personel ihtiyaçlarını belirlemek ve Yönetim Kurulunun görüşünü de alarak Rektörlüğe sunmak.
6. YOBÜ-UZEM’in dış paydaşlarla ilişkilerini düzenlemek ve temsil etmekle birlikte yurt içi ve yurt dışındaki uygulama ve araştırma Merkezleri ile iş birliği yapmak.
7. Uzaktan öğretim programlarında eğitim verecek olan ön lisans, lisans tamamlama, lisans, lisansüstü ve doktora programı öğretim elemanlarını; bölüm başkanlarının ve ilgili kurumların yöneticilerinin de görüşlerini alarak Rektörün onayına sunmak.
8. Uzaktan öğretimle eğitim-öğretim faaliyetleri yapan bölümlerin akademik programlarının görüşülmesi sırasında ilgili yüksekokul, fakülte ve enstitü kurullarında bölüm başkanlarıyla birlikte toplantılara katılmak.
9. YOBÜ-UZEM’in harcama yetkilisi olarak,
   1. YOBÜ-UZEM’in bütçesinin hazırlanarak etkin, verimli ve ekonomik kullanılmasından,
   2. YOBÜ-UZEM’in bütçesinden harcama yapmak üzere ilgili görevlilere harcama talimatı vermekle birlikte harcama talimatının kanun, tüzük, yönetmelik ve mevzuat hükümlerine uygun olmasından ve
   3. Ödeneklerin ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak.
10. Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi ve kullanılması, kontrollerinin yapılması, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtların şeffaf bir şekilde tutulması ve hazırlanan Yönetim Hesabının Rektörlüğe sunulmasını sağlamak.
11. Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, Denetim Raporu gibi birimin genel işleyişi ve performansı ile ilgili bilgileri rapor halinde hazırlanarak ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.
12. Bozok Öğrenme ve Yönetim Sistemi (BOYSİS), Bozok Akademi, Tezsiz Yüksek Lisans ve Uzaktan Öğretim Programlar’nın tüm gerekliliklerini sorumlu Müdür Yardımcısı ve/veya akademik/idari personel ile gerçekleştirmek.

Müdür Yardımcısı (Öğr. Gör. Emre AYKAÇ)

1. YOBÜ-UZEM’in tüm süreçlerinde YOBÜ-UZEM Müdürüne birinci derecede yardımcı olmak.
2. YOBÜ-UZEM Müdürünün izinli olduğu zamanlarda YOBÜ-UZEM Müdürlüğüne vekâlet etmek.
3. İdari işler, kalite ve uzaktan öğretim programlarının yürütülmesinde planlama, koordinasyon, yürütme ve denetim fonksiyonlarını yerine getirmek.
4. YOBÜ-UZEM Müdür Yardımcısı yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne karşı sorumludur.

Müdür Yardımcısı (Öğr. Gör. Emre AYKAÇ)

1. YOBÜ-UZEM’in tüm süreçlerinde YOBÜ-UZEM Müdürüne birinci derecede yardımcı olmak.
2. YOBÜ-UZEM Müdürünün izinli olduğu zamanlarda YOBÜ-UZEM Müdürlüğüne vekâlet etmek.
3. Platformalar, sertifika programları (Bozok Akademi ve diğer birimlerin organizasyonları) ve eğitici materyal tasarımlarının yapılmasında planlama, koordinasyon, yürütme ve denetim fonksiyonlarını yerine getirmek.
4. YOBÜ-UZEM Müdür Yardımcısı yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne karşı sorumludur.

Bozok Akademi, YOBU TV, Mobil Uygulama, İçtima (Tekniker Osman GÜLTEPE)

1. Bozok Akademi eğitim takvimini hazırlamak. Ders açma başvurusunda bulunan öğretim elemanlarını yönlendirmek/bilgilendirmek.
2. Bozok Akademi, Eğitici Materyal Tasarımı’ nda BOYSİS üzerinden örnek ders tasarımını açmak ve kullanıcı yetkilerini tanımlamak.
3. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.
4. Akademi dersleri ile ilgili dönemlere göre bilgilendirme yapmak.
5. Akademi’de yeni derslerin açılması için öğretim elemanları ile iletişime geçmek.
6. Akademi ders dönemlerinin sonunda öğretim elemanlarının performansı, derslerin verimliliği ve dönem hakkında rapor hazırlamak ve YOBÜ-UZEM Müdürü’ne ve ilgili Müdür Yardımcısına sunmak.
7. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.
8. Mobil uygulama, YOBU TV ve İçtima platformlarının sağlıklı yürütülmesi ve geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.

Kalite Komisyonu Başkanı ve Üyeleri (Öğr. Gör. Emre AYKAÇ, Müh. Sümeyye ERBAY GÖZETLEYEN, Şef. Ömer DOĞANGÖNÜL, Tekniker Osman GÜLTEPE)

1. Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini birim bazında takip etmek, denetlemek, gerekli iyileştirme faaliyetlerini yapmak, uygulanmasını sağlamak.
2. Kalite Komisyonu Başkanı ve Üyeleri ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek.
3. Kalite Komisyonu üyeleri görevlerinden dolayı Kalite Komisyonu Başkanına karşı sorumlu olmak.
4. Kalite Komisyonu Başkanı ve Üyeleri yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne ve Müdür Yardımcılarına karşı sorumludur.

BOYSİS, Web Sitesi (Bilgisayar Mühendisi Sümeyye ERBAY GÖZETLEYEN)

1. BOYSİS kullanıcılarını (yönetici, koordinatör, eğitimci ve öğrenci) sisteme tanımlamak.
2. BOYSİS’te öğrencilerin seçtikleri derslere kayıtlarını yapmak ve kullanıcı adı ve şifreleri konusunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile işbirliği içinde çalışmak.
3. YOBÜ-UZEM personeline teknik konularda destek vermek, Merkezin ihtiyaçları doğrultusunda yazılımlar geliştirmek ve Merkez web sitesinin güncel ve düzenli çalışmasını sağlamak.
4. Üniversitemiz bünyesinde sunulan eğitim programlarının çevrimiçi canlı derslerinin gerçekleştirilmesi, derslerin çoğaltılması ve olası problem durumlarında teknik destek vermek.
5. BOYSİS ile ilgili olası problem durumlarında teknik destek vermek.
6. YOBÜ-UZEM’in sunucuları, veri tabanları ve web uygulamalarının kurulumunu, yönetimini, bakımını ve güncellemelerini yapmak. Yedekleme sistemlerinin takip edilmesi, belli aralıklarda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile beraber veri yedeklerinin doğruluğunu kontrol etmek.
7. YOBÜ-UZEM teknik altyapısının geliştirilmesi, sürdürülmesi ve iyileştirilmesinden sorumlu olmak.
8. YOBÜ-UZEM’in sunucu kurulumu ve bakımı, yazılım geliştirme ve sürdürme faaliyetleri, yazılım hizmetlerinin ve servislerinin yönetimi, bilgi güvenliği süreçlerinden sorumlu olmak.
9. YOBÜ-UZEM’in teknolojik ihtiyaçlarının giderilmesi ve ihtiyaçlara yönelik çözümlerin geliştirilmesini sağlamak.
10. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.

Personel İşleri (Şef. Ömer Doğangönül)

1. YOBÜ-UZEM Müdürlüğünde görev yapan akademik ve idari personelin her biri için özlük dosyası hazırlamak ve görevli personellerin özlük işlemlerini zamanında, düzenli ve giz1ilik içerisinde yapmak.
2. Akademik ve idari personelin izin takibini yapmak, izinlerini hazırlanacak kartlara işlemek, izin formlarını düzenlemek, kullanılan izinleri düzenli olarak kayıtlardan düşmek.
3. Gerekli genelge ve duyuruları personele duyurmak.
4. Personel kimlik kartları ile ilgili Personel Daire Başkanlığıyla yazışmaları yapmak.
5. Akademik ve idari personelin her türlü soruşturma dosyalarını hazırlamak, yazışmalarını yapmak.
6. Akademik ve İdari personel hakkındaki Yönetim Kurulu kararlarını yazmak ve özlük hakları ile ilgili gerektiğinde bilgilendirmekle birlikte akademik ve idari personel ile ilgili her türlü yazışmaları yapmak ve dosyalamak.
7. Personel işlerinden sorumlu idari personel/personeller yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne ve ilgili Müdür Yardımcısına karşı sorumludur.

Taşınır İşleri (Şef. Ömer Doğangönül)

1. Her türlü malzemenin giriş, çıkış işlemlerinin talimatlara uygun olarak yapmak.
2. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
3. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
4. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
5. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
6. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
7. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
8. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
9. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
10. Çalışma Esasları ile ilgili plan ve programların yapılmasına yardımcı olmak.
11. Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarını incelemek.
12. Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak.
13. Uygunluk onay işlemlerini yapmak.
14. Malzeme sayım işlemlerinin yönetmeliklerde belirtilen süre ve talimatlar doğrultusunda yapmak.
15. Mali yılsonunda evrakların tasnif edilip dosyalanarak birim arşivine kaldırmak.
16. Mali yılsonunda sayım cetvellerini hazırlamak.
17. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
18. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
19. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.
20. Taşınır işlerinden sorumlu idari personel/personeller yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne ve ilgili Müdür Yardımcısına karşı sorumludur.

Yazı İşleri (Şef. Ömer Doğangönül)

1. Birim ile ilgili her türlü sevk ve idare işlerini yürütmek.
2. Genel yazışmaları yapmak.
3. İlgili makam yazısını hazırlamak.
4. Yönetim Kurulu kararlarını yazmak.
5. Birim amirinin vereceği diğer görevleri yapmak.
6. Tüm yazışma evraklarını dosyalanarak arşivlenmesini yapmak.
7. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.
8. Yazı işlerinden sorumlu idari personel/personeller yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne ve ilgili Müdür Yardımcısına karşı sorumludur.

Eğitici Materyal Tasarımı Sorumlusu (Müdür Yardımcısı Öğr. Gör Emre AYKAÇ)

1. Eğitim-öğretime ilişkin materyal geliştirmek adına uygun teknoloji planlamasının yapılması ve yürütülmesi, öğretim materyalinin seçimi, materyallerin tasarım ve geliştirme ilkeleri, tasarım öğeleri, ders materyali geliştirme, öğretim teknolojileri yoluyla iki ve üç boyutlu materyaller geliştirmek.
2. Tüm öğretim elemanlarına etkili ders materyali hazırlaması hususunda bir eğitim-öğretim döneminde en az 1 (bir) defa eğitim düzenlemek.
3. Tüm akademik birimlerde standart ders izlencelerinin oluşturulması adına eğitim ve destek vermek.
4. H5P eğitimleri vermek.
5. Telif hakları hususunda bilgilendirmek.
6. Eğitim-öğretim materyallerinin kişisel öğretim tarzında ders içeriğinin senaryolaştırılma tasarımını yapmak.
7. Senaryolaştırılmış ders içeriğinin kişiselleştirilmiş öğrenim seti şeklinde geliştirmek.
8. Eğitici Materyal Tasarımı kapsamında araştırma-geliştirme faaliyetlerinde bulunmak.
9. Öğretim elemanı tarafından verilen telif/tercüme eser, derleme, ders notları ve sunumların telif ve öğretim materyali hazırlama yöntemlerine uygunluğunu denetlemek ve raporlamak.
10. Bir ders için önceden planlanmış zaman ve mekânda öğretim elemanı derse ait 5-10 dakikalık kısa video hazırlanması için koordinasyonu sağlamak.
11. Uzaktan öğretimle verilen derslerin ders içeriklerinin Üniversitemiz yönetmeliklerine uygunluğunu kontrol etmek.  
12. Tasarım ilkelerine uygun eğitsel materyaller tasarlamak, geliştirmek ve değerlendirmek.
13. Her faaliyet dönemi sonunda, o dönem içerisinde yaptığı ve/veya tamamladığı faaliyetlerle ilgili kalite raporları hazırlamak.
14. Eğitici Materyal Tasarımı Sorumlusu olarak görev yapan akademik/idari personel/personeller yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken YOBÜ-UZEM Müdürüne ve ilgili Müdür Yardımcısına karşı sorumludur.